Bij Trotse Klanten hechten we grote waarde aan de privacy van onze gebruikers en hun klanten. In dit privacybeleid leggen we transparant uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dit doen en hoe we zorgen dat deze gegevens veilig blijven. Dit beleid is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verwerken persoonsgegevens in twee situaties:
A. Gegevens van jou (De Ondernemer/Gebruiker)
Wanneer je een account aanmaakt, verzamelen we gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren en te factureren. Dit omvat:
- Bedrijfsnaam en KvK-gegevens
- Voor- en achternaam van de contactpersoon
- E-mailadres en telefoonnummer
- Betaalgegevens en factuuradres
B. Gegevens van jouw eindklanten
Om de review-uitnodigingen te kunnen versturen, voer je als ondernemer gegevens van jouw klanten in ons systeem in. Dit omvat uitsluitend:
- Naam van de eindklant
- E-mailadres (of telefoonnummer) van de eindklant
Voor deze gegevens treedt de ondernemer op als 'Verwerkingsverantwoordelijke' en Trotse Klanten als 'Verwerker'. Wij gebruiken deze data uitsluitend in jouw opdracht om de review-uitnodiging te versturen.
2. Waarom verzamelen wij deze gegevens?
Wij gebruiken de verzamelde gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het aanmaken en beheren van je dashboard-account.
- Het technisch mogelijk maken van het geautomatiseerd versturen van review-verzoeken en het functioneren van de Klachten-buffer.
- Het afhandelen van betalingen en facturatie.
- Het bieden van gerichte klantenservice en technische ondersteuning.
- Het voldoen aan wettelijke (fiscale) bewaarplichten.
3. Delen we gegevens met derden?
Trotse Klanten verkoopt jouw gegevens of de gegevens van jouw klanten nooit aan derden. Wij delen gegevens alleen met externe partijen als dit strikt noodzakelijk is voor de technische uitvoering van onze dienst (zogenaamde sub-verwerkers). Denk hierbij aan:
- Onze cloud-server providers voor de veilige opslag van de database.
- Onze e-mailprovider voor het afleveren van de review-uitnodigingen.
- Onze betaalprovider voor het verwerken van de abonnementskosten.
Met al deze partijen hebben wij strikte verwerkersovereenkomsten gesloten om de veiligheid van de data te garanderen.
4. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld.
- Accountgegevens: Bewaren wij zolang je actief klant bij ons bent. Bij opzegging van het abonnement worden je account en de bijbehorende klantendata binnen 30 dagen verwijderd, tenzij de wet ons verplicht bepaalde administratieve gegevens langer te bewaren (zoals facturen voor de Belastingdienst).
- Eindklantgegevens: De namen en e-mailadressen van eindklanten die zijn geüpload voor review-verzoeken, worden standaard na een korte, vastgestelde periode (bijv. 90 dagen) geanonimiseerd of verwijderd uit onze actieve verzendsystemen.
5. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Al het netwerkverkeer is beveiligd via SSL-encryptie (HTTPS) en onze databases zijn afgeschermd met strenge toegangscontroles.
6. Jouw privacyrechten
Onder de AVG heb je het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Daarnaast heb je het recht om deze gegevens te laten corrigeren, overdragen of verwijderen. Je kunt een verzoek hiertoe indienen door contact met ons op te nemen via het e-mailadres onderaan deze pagina. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek reageren.
7. Wijzigingen in dit privacybeleid
Trotse Klanten behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Wij adviseren je daarom dit beleid regelmatig te raadplegen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij onze actieve gebruikers hiervan per e-mail op de hoogte stellen.
8. Contactgegevens
Heb je vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op.
(Vul hier later je contact e-mailadres in, bijv. info@trotseklanten.nl)